Advies voor gebruik van TYPO3 voor documentenbeheer

Steeds meer gemeenten benaderen ons met het verzoek om een website te creëren voor het publiceren van WOO-verzoeken. Terwijl we werken aan een koppeling met het zaaksysteem, bestaat de behoefte om WOO-verzoeken tijdelijk handmatig te publiceren. Als OpenGemeenten ondersteunen we graag jullie wens om open te communiceren met de inwoners en begrijpen we de noodzaak om deze werkzaamheden niet uit te stellen tot de nieuwe koppeling met Conduction gerealiseerd is.

Hoewel we jullie initiatief toejuichen, is het belangrijk om te benadrukken dat TYPO3 in de basis geen documentmanagementsysteem (DMS) is. Dit brengt verschillende uitdagingen en risico's met zich mee, met name voor gemeentelijke organisaties die aan specifieke regelgeving zoals toegankelijkheid en gegevensbescherming moeten voldoen. Hieronder geven wij ons advies met betrekking tot het gebruik van TYPO3 voor het beheren en delen van documenten. Dit advies is altijd van toepassing op het plaatsen van documenten op een website, maar de risico's worden versterkt door de grote hoeveelheid documenten die op dit type sites geplaatst zal worden.

1. Toegankelijkheid
   • Gemeenten zijn wettelijk verplicht om toegankelijke documenten te delen. Het plaatsen van een groot aantal documenten kan dit moeilijker maken, omdat niet alle documenten van nature toegankelijk zijn en mogelijk aangepast moeten worden.
2. Persoonsgegevens
   • Door het plaatsen van meer documenten vergroot de kans dat er documenten tussen zitten met persoonsgegevens. Dit brengt risico's met zich mee op het gebied van privacy en gegevensbescherming.
   • Zodra een document in TYPO3 wordt geplaatst, wordt het feitelijk openbaar, zelfs als het nog niet aan een pagina is gekoppeld. Dit betekent dat een document met persoonsgegevens al beschikbaar kan zijn voor download voordat je de kans hebt gehad om het te vervangen of te verwijderen. In situaties waarin grote aantallen documenten worden geplaatst, neemt het risico op onbedoelde openbaarmaking van persoonsgegevens aanzienlijk toe.
3. Handmatige werkzaamheden voor de redactie
   • Het uploaden en beheren van documenten in Typo3 vereist veel handmatig werk van de redactie. Dit kan leiden tot een verhoogde werkdruk en verhoogde kans op fouten. Het is belangrijk om efficiënte workflows en ondersteuning te bieden om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
4. Risico's bij verplaatsing van documenten
   • Het downloaden van documenten uit het zaaksysteem (waar authenticatie en autorisatie zijn gewaarborgd) en het opnieuw uploaden in TYPO3 brengt aanzienlijke risico's met zich mee. Dit werkt buiten de gebaande paden en kan leiden tot lekken van data. 
5. Naleving van gemeentelijke standaarden
   • Voordat u documenten verplaatst, moet u controleren of dit is toegestaan volgens de gemeentelijke standaarden. Betrek hierbij de privacy- en security-officer en de juridische afdeling. Alleen als zij akkoord gaan, kunt u verdergaan met deze aanpak.

Tijdelijke oplossing

Stel een prognose op waarin wordt aangegeven wanneer een nieuw zaaksysteem wordt geïmplementeerd. Dit helpt bij het plannen van de tijdelijke opslag van documenten in TYPO3.

Strategie voor terugplaatsing

Maak een plan voor het terugplaatsen van alle documenten in het zaaksysteem met terugwerkende kracht. Ontwikkel een strategie om ervoor te zorgen dat de documenten weer in het juiste systeem terechtkomen zodra het nieuwe zaaksysteem operationeel is.

Verhogen van bestandslimieten

Als de documentgrootte een probleem vormt, dan kunnen we overwegen om de opslaglimieten per bestand te verhogen.

Serverruimte

Er is per site 40 gigabyte beschikbaar. Als er meer ruimte nodig is op de server, worden hiervoor extra kosten door ons doorberekend.

Hoewel TYPO3 in de basis geen documentmanagementsysteem is, kan het tijdelijk worden gebruikt voor het beheren en delen van documenten mits de bovengenoemde uitdagingen en risico's adequaat worden beheerd. Het is essentieel om een duidelijke strategie te hebben voor de terugplaatsing van documenten naar het zaaksysteem en om nauw samen te werken met de relevante afdelingen binnen de gemeente om ervoor te zorgen dat alle stappen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Het is belangrijk te benadrukken dat de verantwoordelijkheid voor deze punten niet bij de webredactie ligt, aangezien zij enkel documenten plaatsen, maar bij de gemeente zelf.